Contoh Notulen Rapat yang Baik + Cara Membuatnya

Cahaya Bintang April 7, 2024

Bagi pencatat atau notulen, contoh risalah rapat penting sebagai acuan penulisan. Meskipun kamu sering menulis risalah, pada kenyataannya risalah rapat tetap membutuhkan contoh risalah rapat yang baik dan benar agar penulisannya lebih efektif. Membuat risalah rapat merupakan hal yang wajar dilakukan, terlebih bagi sebuah perusahaan untuk mengadakan rapat internal maupun eksternal dengan klien.

Risalah rapat adalah dokumen yang diperlukan untuk merekam peristiwa yang terjadi selama rapat, mulai dari pembahasan hingga hasil rapat. Selain untuk rapat perusahaan, notulen rapat juga dapat digunakan untuk berbagai kegiatan diskusi lainnya. Hal ini mengakibatkan banyak format yang harus dihafalkan, dan dalam rapat formal, risalah harus ditulis lengkap.

Lalu, bagaimana format penulisan risalah yang tepat untuk berbagai kegiatan diskusi? Artikel ini akan membahas tentang contoh notulen rapat yang bisa kamu gunakan sebagai referensi penulisan. Cari tahu lebih lanjut untuk contoh risalah rapat yang bagus di sini!

Pengertian Risalah Rapat yang Harus Kamu Ketahui

Dilansir dari KBBI, risalah atau risalah adalah catatan singkat mengenai ajakan suatu kegiatan serta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan. Kegiatan yang sering membutuhkan menit adalah diskusi, seminar, rapat, atau uji coba.

Menurut The Balance Careers, risalah rapat atau notulen rapat adalah catatan detail yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari suatu rapat. Risalah rapat biasanya dibuat dengan catatan yang memuat rincian pembukaan, isi, dan penutupan rapat.

Baca juga: Contoh Proposal Kegiatan Sekolah (Osis) Singkat & Lengkap

kesepakatan, risalah rapat dapat diartikan sebagai hasil pembahasan yang telah ditulis dengan rapi dan lengkap. Notulensi jelas, singkat, sistematis, dan memberikan informasi yang komprehensif terkait isi pembicaraan. Unsur-unsur yang biasanya dicantumkan dalam risalah rapat antara lain:

  • Waktu pertemuan
  • Peserta
  • Tujuan aktivitas
  • Diskusi
  • Hasil rapat

Inilah Berbagai Peran Notulen Dalam Kebutuhan Suatu Acara

Inilah Berbagai Peran Notulen Dalam Kebutuhan Suatu Acara

Pencatat adalah orang yang mampu mendengarkan dan menulis catatan singkat selama rapat. Selain itu, catatan juga diperlukan untuk mencatat kesimpulan dan hasil rapat dari awal hingga akhir. Risalah rapat biasanya ditulis oleh notulen untuk diberikan kepada pimpinan organisasi atau/pimpinan perusahaan agar nantinya semua anggota dapat dimintai pertanggungjawaban. Peran risalah secara umum adalah:

  • Catatan lengkap dan jelas tentang topik rapat
  • Mencatat waktu rapat, sebagai acuan untuk menentukan jadwal rapat berikutnya
  • Dengarkan dan pertahankan pertemuan tetap kondusif
  • Mendaftar dan merekam anggota rapat
  • Merangkum dan menyimpulkan hasil rapat
  • Bersikaplah objektif
  • Membuat dokumentasi rapat yang meliputi tulisan dan foto

Tujuan Catatan Rapat yang Masih Sering Disalahartikan

Tujuan Catatan Rapat yang Masih Sering Disalahartikan

Disetiap adanya rapat pasti memiliki tujuan yang akan dicapai. Beberapa tujuan dibuatnya risalah rapat antara lain:

1. Menjadi Bukti Pelaksanaan Rapat

Risalah akan diberikan kepada pimpinan organisasi sebagai bentuk pertanggung jawaban dan bukti tertulis dari rapat tersebut. Selain itu, risalah juga dapat digunakan untuk memudahkan penyusunan laporan keuangan karena risalah berfungsi sebagai bukti tertulis jika dana digunakan dalam rapat.

2. Menjadi Sumber Informasi yang Kredibel

Informasi yang tertulis dalam risalah disampaikan secara faktual dan terpercaya kepada seluruh anggota organisasi setelah rapat berakhir. Dengan cara ini, risalah dapat digunakan sebagai informasi yang andal oleh anggota yang tidak sedang rapat.

3. Menjadi Tolok Ukur Pengambilan Keputusan

Secara tidak langsung, risalah tersebut merupakan analisis terhadap tanggapan seluruh anggota yang hadir dalam rapat. Sehingga risalah dapat dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

Baca juga: Contoh Artikel Menarik dan Singkat Beserta Strukturnya

Berbagai Fungsi Uatama yang Bisa Dimiliki Dari Catatan Rapat

Berbagai Fungsi Uatama yang Bisa Dimiliki Dari Catatan Rapat

Setelah ktia mengetahui tujuan dari rapat tersebut, pastinya rapat juga memiliki fungsi dari catatan yang sudah di rangkum oleh notulen. Dilansir dari TransscriptionWing, fungsi notulen rapat adalah:

1. Sebagai Pemandu

Dalam risalah rapat akan dituangkan hasil keputusan rapat secara jelas dan rinci. Oleh karena itu, hasilnya dapat digunakan sebagai pedoman untuk memulai suatu proyek atau kegiatan baru. Selain itu risalah rapat juga memuat informasi tentang siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab atas suatu proyek atau kegiatan. Informasi ini kemudian menjadi pedoman untuk menghubungi yang bersangkutan selama pelaksanaan kegiatan.

2. Sebagai Pengingat

Dengan risalah rapat yang memuat segala sesuatu yang diperlukan dan terekam dengan rapi dan jelas, diharapkan semua tugas setiap anggota dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

3. Sebagai Penghemat Waktu

Risalah rapat dapat digunakan sebagai penghemat waktu karena berisi informasi tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota. Sehingga,

Penyusunan Risalah Rapat yang Baik dan Benar

Sebelum lanjut ke contoh notulen rapat, ketahui dulu tata cara penulisan risalah rapat. Penyusunan notulensi penulisan merupakan bagian yang penting karena akan mempermudah penulisan notulen untuk menuliskan segala kegiatan secara singkat dan jelas.

Selain itu, susunan menit yang tepat juga membantu pembaca untuk memahami informasi dengan baik. Susunan penulisan risalah rapat yang baik dan benar terdiri dari:

1. Pembuka

Pembukaan adalah bagian pertama dari risalah penulisan. Bagian pembuka ini mencakup beberapa hal, antara lain:

  • Judul atau topik yang dibahas
  • Waktu pelaksanaan
  • Lokasi pelaksanaan
  • Anggota yang menghadiri kegiatan atau pertemuan

2. Isi Berita Acara

Isi berita acara memuat bagian apa saja yang dibahas sampai dengan hasil keputusan kegiatan atau rapat tersebut. Hal ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

  • Kata pengantar
  • Diskusi
  • Hasil dan keputusan
  • Waktu akhir pertemuan

3. Penutup

Sebagai bagian akhir dari risalah, ada beberapa hal yang perlu dicantumkan, seperti:

  • Saatnya untuk kegiatan atau pertemuan berikutnya
  • Tanda tangan beberapa pihak penting yang menjadi penanggung jawab rapat.

Tanda tangan dari beberapa pihak antara lain:

  • Nama
  • Posisi
  • Tanda tangan

Baca juga: Contoh Teks Ceramah Lengkap, Singkat, Manfaat Serta Tujuannya

Artikel Terkait